DEFINICIÓN
Remisión, Nota de Remisión, Nota de Venta, Ticket, etc. Documento que se debe expedir a los clientes al venderles productos y/o servicios, utilizado al formalizar la venta de productos/servicios ofrecidos por la empresa.
Con él se acredita la entrega de un pedido previamente generado. Se expide por duplicado y en ella se en lista los productos suministrados o servicios prestados. Generalmente no tiene valor fiscal es más bien un documento interno de la empresa.
Documento utilizado cuando existe una relación de compra entre dos partes y se expide a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. No tiene el mismo valor que una factura pero es un comprobante de que los productos/servicios fueron entregados.
Crear
Maines te ofrece las siguientes opciones al momento de generar una Remisión de Venta
- Remisión basándose de un pedido autorizado: Consulta el Proceso de Pool de Pedidos de Vénta
- Remisión desde la ventana Punto de Vénta.
- Crear Remisión directa:
1. Ruta
2. Visualizaras la siguiente pantalla la cual se divide en Cabecera y cuerpo, en cada sección deberás ingresar la información solicitada.
3. En Menú Remisión se muestran otras opciones a utilizar
- Importar datos de Cotización: Como su nombre lo indica importar o copiar datos de una Cotización previamente generada.
Al seleccionar esta opción debes indicar el folio de la cotización a copiar
Maines al verificar el folio te mostrara la información contenida
Solo deberás indicar la serie de la remisión a generar confirma la Forma y Método de Pago.
Verificar que el Total sea el correcto y clic en Grabar. Maines te informa el folio de la Remisión Generada y pregunta si deseas Imprimir y/ó facturar.
- Remisionar un Pedido
Maines te solicita el numero del Pedido a vincular
Carga la información contenida del Pedido, verifica que sea correcta y clic en Grabar
Maines te informa del folio de la remisión generada.
7.Verifica la información y registra la información pendiente.-
a.Método de pago, Numero de Cuenta de Pago.
b.Si va a modificar cantidades o precios.
c.La forma de entrega.
8.Al finalizar da clic en Grabar para guardar la Remisión. Se mostrara el folio de asignado y se te pregunta si deseas imprimir o facturar.
9.Selecciona la impresora deseada, especifica las copias a imprimir y clic en aceptar
10.Maines limpia el formulario para una nueva remisión.
Remisión directa, para ello captura la información requerida.
Encabezado
■Cliente.- Introduce la clave del cliente o usa el botón de los tres puntos para buscarlo en el catálogo de clientes.
■Forma de Pago.- Forma de pago por la cual se generara la venta formal (Contado, Crédito).
■Método de Pago: Elegir del listado la opción correcta
■Forma de Entrega.- Tienes dos opciones a elegir y aplica en el caso de la venta de productos, Entregado (El material es entregado en el domicilio del cliente) o Retirado (El cliente pasa a tienda por el material).
■Almacén.- Selecciona el almacén origen del cual se surtirá el material.
■Descuento Global %.- Opción con la cual podrás aplicar un descuento al monto total de la remisión.
■Almacén.- En caso de manejar más de un almacén, indica cual se verá afectado al realizar la remisión.
■Campos Inactivos.- Campos no editables, y son llenados al grabar el documento.
✓Remisión.- Folio Interno del documento a generar.
✓Fecha.- Fecha y Hora de creación.
✓Clase.- Son 3
✓Estatus.- Estado actual del documento.
■1_Borrador.- En este estatus el documento no afecta inventario ni cartera por cobrar.
■2_Despachado.- Los producto / servicios ya fueron proporcionados al cliente, por tanto se afectó inventario y/o cuentas por cobrar.
■3_Facturado.- La remisión ya fue facturada.
■9_Cancelado.- Como su nombre lo dice cuenta con una remisión de cancelación.
✓Aplicada a Cartera.- Si la remisión fue a Crédito, se genera un movimiento de cartera de tipo deudor, con este movimiento se aumenta el saldo deudor del cliente.
Datos Adicionales.
■Vendedor.- De la lista de Trabajadores asigna el vendedor responsable.
■Comentarios.- Comentario Global del documento, el cual se imprimirá al finalizar el listado de conceptos.
■Docto Externo.- Puedes indicar si el cliente te entrega algún documento externo al sistema, que le fue entregado por algún vendedor o por promoción.
■Comisión.- Si manejas comisión de venta puedes indicar el porcentaje a entregar por el total de la venta.
Logistica
Si la venta será entregada en el domicilio o en alguna de las sucursales del cliente, puedes usar esta pestaña para indicar:
■Chofer.- Selecciónalo de la lista de empleados registrados en el módulo RRHH.
■Unidad de Transporte y Ruta de Entrega.- Catálogos existentes en el módulo de logistica**.
■Sucursal del cliente.- si el cliente cuenta con lista de sucursales, selecciona la correcta a la cual se enviara la mercancía.
Cliente.
En esta sección se mostrara la información fiscal del cliente seleccionado, te sirve para verificar que los datos sean correctos.
Cobranza
Si tu cliente te indica más de un Método de pago, aquí aparece un listado y los montos por cada uno. En caso de ser una venta a CREDITO debe aparecer los días otorgados.
Control Interno
Una vez generada la remisión cierta información se verá reflejada en estos campos:
■Docto Origen Interno y No. Docto. Origen Interno.- si la remisión es generada en base a un pedido se mostrara el folio y nombre del documento generador.
■Autor.- Usuario que genero el documento.
■Rem Cancel Vinculada.- En caso de que la remisión tenga estatus 9_Cancelado, se muestra el folio de la remisión vinculada.
■Documentos Siguientes.- Se muestra la lista de los documentos generados al crear la remisión (Movimiento al Inventario, Movimientos de Cartera y / o Factura)
Cuerpo, Partidas.
■Clave Producto.- Teclea la clave del producto/servicio, si la conoces, de lo contrario usa el botón de los tres puntos para buscarlo en el catálogo.
■Cantidad.- campo numérico en el cual debes indicar el número a surtir del producto.
■Unidad de Medida.- Pieza, Metro, etc. Información obtenida del registro maestro del concepto seleccionado.
■Precio.- Coloca el precio antes de IVA del concepto a cobrar. Por default de muestra el precio 1 del registro maestro.
■IVA.- En decimales indica el porcentaje del IVA a aumentar (16% = 0.16), en caso de no manejar IVA dejarlo en 0.0.
■Comentarios.- Puedes indicar un comentario por cada producto seleccionado.
■Botón Agregar.- Enlista el producto seleccionado, permitiéndote elegir otro concepto.
Pie de Pagina
■Botones de Edición.- Una vez que tengas los conceptos puedes editarlos. Para ello selecciona una fila.
✓
: Agrega otro concepto encima de la fila seleccionada.
✓
: Elimina la fila seleccionada.
✓
: Sube el renglón de datos seleccionado
✓
: Baja el renglón de datos seleccionado.
✓
: Edita la fila seleccionada
■Campos de Totales.- Se muestra la suma de los campos Subtotal, IVA y Total. Verifica que la suma sea la correcta.
■Otros Imp..- Si manejas Retenciones u otros Impuestos, se verán reflejados en estos campos.
Al finalizar la captura y verificación con el botón Grabar para generar la remisión y despachar la mercancía. Maines te indica el folio de los documentos generados.
✓Imprimir.- Si vas a imprimir la remisión deja activa la casilla y en el cuadro de dialogo Imprimir selecciona la impresora deseada y las copias a enviar.
✓Facturar**.- Si el cliente no requiere factura deja la casilla en blanco. En caso de que la activa la casilla y en la ventana Crear FACTURA EN BASE A REMISIONES. Solo da clic en Grabar para timbrar la factura.
Maines te muestra el folio interno y el folio fiscal de la factura. Te pregunta si deseas:
✓Imprimir: Por defecto al grabar la factura se genera el XML y un PDF en rutas especificadas. Dichos archivos son enviados por email al cliente. Si deseas imprimir la factura para entregarla en el momento deja activa la casilla, selecciona la impresora y las copias.
Ejemplo de la representación impresa
✓Enviar por Email***: Con esta opción el envió del XML y PDF de la factura generada por email al cliente, se realizara en automático.
Maines limpia el formulario de remisión para una nueva captura, caso contrario con botón Atrás para regresar a menú principal.
Notas:
*.- Las impresión varían de acuerdo a las especificaciones del cliente.
**.- Opcional en caso de que el cliente no requiera la factura en ese momento, puedes facturarla más tarde, para ello consulta el manual de Timbrado.
***.- Se debe contar con la configuración de Envió de correo electrónico en menú > Utilerías > Mensajería > Correo Electrónico. Y el cliente a enviar debe tener un correo electrónico en su registro maestro.
➢Modificar
El proceso descrito anteriormente se explicó la creación de una remisión. Si necesitas realizar cambios en ella el proceso a seguir es el siguiente:
6.Da clic en botón Abrir para indicar el folio de la remisión a modificar. Si conoces el folio escríbelo de lo contrario usa el botón de Ver listado para buscarla
7.Maines muestra la información contenida.
8.Realiza los cambios necesarios.- Modificar la sucursal para la entrega, agregar o eliminar un producto/servicio, aumentar o disminuir cantidades o precios, etc. También puedes realizar estos cambios.
a.Menú Remisión > Despachar Remisión.- En caso de que tengas remisiones con estatus 1_Borrador, puedes despacharlas en el momento que lo decidas, al realizar este cambio se afectara Inventarios y/o Cartera de Clientes.
b.Menú Remisión > Cancelar Estatus de Remisión.- Se elimina el movimiento de inventario asociado y el estatus de la remisión pasa de 2_Despachado a 1_Borrador.
c.Menú Remisión > Cancelar Aplicación a Cartera de Clientes.- Si la venta fue a CREDITO y no deseas que el cargo afecte el saldo del cliente, se elimina con esta opción.
d.Menú Remisión > Aplicar a Cartera de Clientes.- Si detectas que una remisión a crédito no genero el Movimiento de Cartera correspondiente, usa esta opción para generarlo.
9.Al finalizar usa el botón Grabar para guardar los cambios.
10.Los campos que no puedes modificar son:
a.Folio de la Remisión, Fecha, Clase
b.Estatus, Aplicada a Cartera.
Para realizar cambios a otro documento indica el folio respectivo.
Nota:
*.- Para poder modificar una remisión, el estatus debe ser 1_Borrador o 2_Despachado, de lo contrario no permitirá los cambios. Si ya está facturada se deberá cancelar la factura asociada. Si esta cancelada no podremos realizar cambio alguno.
➢Visualizar
Si deseas consultar una remisión específica y reimprimirla para entregar una copia al cliente o para tu control. Usa esta opción.
19.Da clic en botón Abrir para indicar el folio.
20.Maines muestra la información contenida.
21.Menú Archivo > Imprimir, selecciona la impresora deseada.
22.Si deseas consultar otra documento indica el folio, de lo contrario con botón Atrás o Salir para regresar al menú Principal
➢Cancelar
La cancelación de una remisión se realiza cuando el cliente te indica que el material ya no lo va a requerir, por ello te realiza la devolución TOTAL.
Para realizar el proceso sigue los siguientes paso:
12.Abre la remisión a cancelar, con botón Abrir indica el folio o de lo contrario usa Ver Listado para buscarla.
13.Se visualiza la información contenida en la remisión, da clic en botón Cancelar.
14.Se muestra un cuadro de dialogo en el cual se te pide confirma la operación.
Al aceptar la operación, el sistema te indica que se generaran 3 documentos nuevos:
✓Movimiento de Inventario.- Para reintegrar el producto al almacén.
✓Nota de Crédito.- En caso de haber sido una venta a Crédito se generar otro movimiento de cartera para regresar el total al cliente y eliminar la deuda.
✓Remisión.- De clase 2_Cancelacion.
15.Da clic en Si para cancelar la remisión, Maines te indica los folios de los nuevos documentos.
16.Si deseas puedes imprimirla o de lo contrario desactiva la casilla y clic en Ok. Se limpia la pantalla para una nueva cancelación.
Para regresar al menú principal usa los botones de Atrás o Salir.
Nota:
*.- En caso de estar facturada debes cancelar primero la factura asociada y después cancelar la remisión.
**.- Si el cliente te indica que desea realizar una devolución parcial revisa el apartado Devolución de Clientes.
➢Borrar
Puedes eliminar remisión, siempre y cuando el estatus sea 1_BORRADOR de lo contrario no podrás eliminarla del sistema.
3.Para ello con botón Abrir indica el folio indicado.
4.Se muestra la información contenida en la remisión
5.Y con el botón borrar para eliminarla.
6.Maines te pide confirma la operación.
7.Al final te confirma que la remisión fue eliminada.
Nota:
*.- Al eliminar una remisión no quedara registro alguno en el sistema, se te recomienda CANCELAR la remisión.
➢Devolución de Clientes
Al realizar una venta puedes encontrarte con ciertos escenarios en los cuales el cliente no está satisfecho o está indeciso con la venta realizada.
Y en ocasiones realizan devoluciones parciales de la mercancía. Para este tipo de improviso te invito a consultar el siguiente proceso:
1.Comercial > Proceso de Venta > Remisión > Otros documentos > Devolución de Clientes.
2.En la ventana usa el botón Abrir para indicar el folio de la remisión a la cual aplicaras una devolución.
3.Se muestra la información básica de la remisión. En el listado de la mercancía surtida encontraras una columna de color verde DEVOLUCION en ella debes colocar la cantidad en negativo a devolver por cada producto.
4.Al finalizar usa el botón Crear Devolución, visualizaras la ventana de Crear Remisión en ella solo debes Grabar para generar el documento.
5.Se te indica los folios de los documentos generados, una nueva remisión de clase 3_Devolución, movimiento al Inventario para el reintegro de la mercancía al almacén y si fuese el caso un movimiento de cartera para regresar al cliente el monto de la devolución.
6.Puedes imprimir la remisión para entregarla a tu cliente. De lo contrario desactiva la casilla y Ok para regresar a la pantalla.
7.Si deseas realizar otra devolución con botón Atrás para regresar a la pantalla de Devoluciones o Salir para regresar a menú principal.