El registro maestro contiene la información del catálogo de productos, existente en la empresa. Incluye las características físicas, costos y precios de los productos, permite la clasificación por familias tomando en cuenta ciertos criterios para ello (fabricante, modelo, color, etc.) y la asignación de almacenes para su resguardo.

Se explicara el proceso para la creación, modificación, visualización, borrado y la consulta de listas.

Familia de Productos

Ruta de acceso:   MATERIALES > REGISTRO MAESTRO > FAMILIA DE PRODUCTOS

Opciones disponibles:

•Crear

•Modificar

•Visualizar

•Borrar

DEFINICIÓN

Una familia de productos es considerada, un conjunto de artículos similares que cubren necesidades semejantes o tiene procesos de fabricación o canales de distribución comunes, a los que se les denomina bajo una misma marca.

Ejemplo: En el caso de productos de materiales de construcción. Tenemos las siguientes familias

Familia:        Agregados

                               Arena

                               Grava

Familia:        Polvos

                               Cemento

                               Calidra

                               Color

La ramificación de las familias ayuda a la administración de los productos y la colocación de inventarios físicos, es conveniente realizar grupos adecuados para que la base de datos y los reportes sean adecuados para el funcionamiento del Sistema y los resultados sean los esperados.

➢Crear

En este proceso necesitamos crear de forma sencilla conceptos de grupos para colocar los productos. Por cada Familia hay la posibilidad de crear Subfamilias.

Al ingresar a la ventana Crear Familia de Productos.

Nota: por default Maines te asigna una familia de productos, la 10-Familia general, es decisión de cada uno si la modifica o la utiliza.

Para dar de alta una familia nueva deberás seguir el siguiente proceso.-

➢Del árbol de Familias selecciona a familia root seleccionar Crear Sub-Familia Productos (hijo).

➢Del lado derecho vamos a la pestaña CREAR/MODIFICAR, en ella ingresa los datos que se te piden:

• • Clave Familia: La clave la define el usuario, debe ser un valor numérico de 2 dígitos que este dentro del rango [10,99].
  • Nombre: Como se pide el nombre asignado a la nueva familia, (Agregados, Polvos, Acero, etc.)
  • Comentario: En este campo puedes ingresar una descripción breve de la familia.

• • Porcentajes: Parámetros opcionales.

Si tu lista de precios de venta las manejas sobre un monto establecido, ejemplo $105.00, $20.00, puedes dejar en blanco esta opción.

Pero si decides manejar porcentajes sobre el último costo de compra, ejemplo, Cemento Gris lo compraste en $98.00 (antes de IVA) y manejas un 35% sobre este costo para tu venta, el precio final de venta es de $132.3 (más IVA).

Con esta opción puedes generar tu lista de precios desde la familia de productos. Cuentas con 5 precios a manejar donde Precio 1 es el que por default se elige al momento de la venta y el precio 5 es el mínimo.

Para ello deberás indicar porcentajes que se aplicaran al costo último de compra, doble clic en el campo Valor del precio a especificar y en el cuadro de dialogo Entrada coloca la cantidad que corresponda a tu porcentaje, ejemplo 15 de 15%. Clic en aceptar.

Nota.- una vez establecido los porcentajes, todos los productos que agregues a la familia tendrás los mismos porcentajes. Si necesitas modificar un precio, deberás modificar el valor en la Familia de Productos.

➢Una vez finalizado da clic en botón Grabar para anexar la nueva familia al árbol del lado izquierdo.

➢ Hasta aquí has generado la familia POLVOS, si deseas generar otra familia sigue el proceso anterior.

Maines te ofrece el manejo de Sub-familias, para ello sigue los siguientes pasos.-

➢ Del árbol selecciona la familia que va a contener subfamilia.

➢ Del lado derecho vamos a la pestaña CREAR/MODIFICAR.-

• • Clave Familia: Se anexa la clave de la Familia tu deberás asignar una clave para la Sub-Familia la cual debe ser numérica de 2 dígitos (01- 99).
  • Nombre: Una descripción para la Sub-Familia.
  • Comentarios: Opcional si lo necesitas puedes redactar observaciones sobre la sub-familia a crear.

➢Al finalizar da clic en el botón Grabar para guardar la subfamilia, se anexara al árbol de Familias debajo de la familia que le corresponde.

El icono de la familia que contiene subfamilias es parecido a una carpetita la cual podrás desplegar para ver su contenido.

➢Si necesitas crear otra sub-familia sigue el mismo proceso.

Si has terminado puedes usar los botones Atrás o Salir para regresar a la pantalla principal.

➢Modificar

En ocasiones al crear una Familia o sub-familia, se pueden cometer errores de captura, se fue una letra de mas, la descripción no era, no se colocó comentarios, etc.

O necesitas cambiar un porcentaje en la lista de precios.

Para ello es necesario realizar cambios en los datos de la familia o subfamilia correspondiente.

Condiciones

❖Las claves no son modificables.

❖Los únicos campos que se permiten modificar son: Nombre, Comentarios y Porcentajes.

❖Tener identificada la familia o sub-familia a modificar.

➢Con doble clic para ingresar a la ventana de Modificar Familia de Productos.

➢Del árbol de familias selecciona la familia o sub-familia a la cual se le realizara la modificación.

➢Del lado derecho en CREAR / MODIFICAR se mostrara la información con la cual se dio de alta.

➢Procede a realizar el cambio y al final da clic en botón Grabar para guardar el cambio.

➢Si lo requieres puedes modificar los datos de otra Familia o Sub-Familia de lo contrario puedes salir de la pantalla con botón Atrás o Salir.

➢Visualizar

Como su nombre lo indica solo puedes consultar  las características de las familias o sub-familias sin poder realizar cambios.

Ideal para para permitir al personal visualizar sin realizar modificaciones.

➢Para consultar basta con seleccionar del árbol de familias la familia o sub-familia deseada.

➢Del lado derecho en CREAR / MODIFICAR se mostrara la información con la cual se dio de alta.

➢Si requieres consultar otra los datos de otra Familia o Sub-Familia, selecciónala del árbol de familias, de lo contrario puedes salir de la pantalla con botón Atrás o Salir.

➢Borrar

No es recomendable Borrar la Familia o Subfamilia sobre todo si ya fue utilizada en algún movimiento al inventario.

Condiciones:

❖La familia no debe contener sub-familias.

❖No deben tener productos anexos.

Proceso.-

➢Selecciona la familia a borrar. 

➢Da clic en botón Borrar.

➢El sistema mostrara un cuadro de dialogo en el cual se te pedirá confirmar la operación. Clic en botón Si para proceder a eliminar definitivamente la familia. De lo contrarios clic en No o Cancelar.

➢Al finalizar el sistema indicara que la familia ha sido borrada, da clic en Aceptar, para borrar otra familia o para salir de la ventana.

Si la familia a eliminar contiene sub-familias el sistema te mostrara un cuadro de error.

Para eliminar la familia debes eliminar las subfamilias contenidas en ella. Para ello sigue el proceso anterior.