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DEFINICIÓN
Una factura es un documento comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.
Es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.
CFDI, Comprobante Fiscal Digital por Internet, es el nuevo modelo de Factura Electrónica vigente en México desde 2011.
Dicho comprobante utiliza estándares normados por el SAT y se constituye como documento digital en formato XML con 4 características esenciales:
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En este apartado se explica el proceso para generar el timbrado de la Factura y Nota de Crédito.
Crear
Visualizaras la ventana Crear FACTURA, en la sección Encabezado deberás ingresar los siguientes datos:
- * Cliente.- introduce la clave del cliente o usa el botón de los tres puntos para buscarlo en el catálogo de clientes.
- Forma Pago: Contado o Credito
- Método de Pago.- Si la factura es de contado el metodo es PUE (Pago en una sola Exhibicion), PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), PIP (Pago Inicial y Parcialidades)
- Método de Pago.- Selección el método de pago efectuado por el cliente.
- Num. Cta. De Pago.- si el pago es diferente a efectivo, coloca los 4 últimos dígitos de la cuenta bancaria del cliente.
- Forma de Entrega.- Tienes dos opciones a elegir y aplica en el caso de la venta de productos, Entregado (El material es entregado en el domicilio del cliente) o Retirado (El cliente pasa a tienda por el material).
- Almacén.- Selecciona el almacén origen del cual salió el material.
- Descuento Global %.- Opción con la cual podrás aplicar un descuento al monto total de la factura.
- Campos Inactivos.- Campos no editables, y son llenados al grabar la factura.
- Factura/NC.- Folio Interno de la factura generada.
- Serie.- En caso de manejar series en automático se mostraría la información, A, B, etc.
- Fecha.- Fecha y Hora de Timbrado
- UUID.- Folio Fiscal asignado por el PAC (Proveedor Autorizado para Timbrar).
- Estatus
- Aplicada a Cartera.- Si la factura proviene de un documento externo (Remisión, Pedido de Pago, etc.) y este fue una venta a CREDITO aquí nos indica si afecto o no Cartera.
Sección Datos Adicionales.
■Vendedor.- De la lista de Trabajadores asigna el vendedor responsable.
■Comentarios.- Comentario Global del documento, el cual se imprimirá al finalizar el listado de conceptos.
■Docto Externo.- Si manejas la factura Directa y deseas vincularla a un documento externo del sistema puedes especificar en este campo cual es.
Sección Cliente.
En esta sección se mostrara la información fiscal del cliente seleccionado, te sirve para verificar que los datos sean correctos.
■Email.- Campo editable y muestra el email dado de alta en el registro del cliente. Dato necesario para el envió del XML y PDF de la factura Timbrada. Si es necesario puedes reemplazarlo o agregar otro email separado por coma.
■Destinatario- Destino de las Mercancías.- Si el cliente realizara la compra de un material y solicitara que fuese enviado a una dirección distinta a la que el tiene en su registro, puedes indicarla en este campo.
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de la Factura
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■Clave Producto.- teclea la clave del concepto a facturar o usa el botón de los tres puntos para buscarlo en el catálogo.
■Cantidad.- campo numérico en el cual debes indicar el número a surtir del concepto.
■Unidad de Medida.- Pieza, Metro, etc. Información obtenida del registro maestro del concepto seleccionado.
■Precio.- coloca el precio antes de IVA del concepto a cobrar
■IVA.- en decimales indica el porcentaje del IVA a aumentar, en caso de no manejar IVA dejarlo en 0.0.
■Comentarios.- Puedes indicar un comentario por cada concepto seleccionado.
■Botón Agregar.- te enlista el concepto seleccionado.
Pie de Pagina
■Botones de Edición.- Una vez que tengas los conceptos a facturar puedes editarlos. Para ello selecciona una fila.
✓
: Agrega otro concepto encima de la fila seleccionada.
✓
: Elimina la fila seleccionada.
✓
: Sube el renglón de datos seleccionado
✓
: Baja el renglón de datos seleccionado.
✓
: Edita la fila seleccionada
■Campos de Totales.- Se muestra la suma de los campos Subtotal, IVA y Total. Verifica que la suma sea la correcta.
■Impuestos y Retenciones.- En caso de manejar retenciones de IVA o ISR u otros impuestos. Aquí se mostrara el total de cada uno.
Si ya finalizaste de ingresar la información con botón Grabar para realizar el timbrado de la factura. Maines te mostrara el folio interno y el folio fiscal asignado.
■Imprimir: Por defecto al grabar la factura se genera el XML y un PDF en rutas especificadas. Dichos archivos son enviados por email al cliente. Si deseas imprimir la factura para entregarla en el momento deja activa la casilla, selecciona la impresora y las copias.
■Enviar por Email***: Con esta opción él envió del XML y PDF de la factura generada por email al cliente, se realizara en automático.
Maines limpia el formulario de remisión para una nueva captura, caso contrario con botón Atrás para regresar a menú principal.
Ejemplo de un XML
➢Facturar documentos
Facturación MASIVA
En esta sección puedes generar Facturas a partir de Remisiones de venta o Pedidos de Pago, para ello debes consultar el proceso siguiente.
Veras la ventana de Facturación Masiva en la cual tienes dos pestañas con filtros.
1.Facturar Remisiones o Facturar Pedido de Pago.- en cada uno encontraras 3 filtros
✓Filtro A.- Filtro útil para facturar un documento en especial, para ello indica el folio o de lo contrario utiliza el botón de los tres puntos para buscarlo de la lista.
✓Filtro B.- Opción en la cual se te permite facturar más de un documento de un solo cliente en un periodo en específico.
✓Filtro C.- Solo permite facturar remisiones con estatus 2_DESPACHADO y pedidos de pago APLICADO.
2.Una vez indicado los filtros da clic en el botón FACTURAR, para ir a la ventana de FACTURA EN BASE a REMISION. En caso de contar con más de una serie para facturar, se te preguntara con cual deseas realizar esta factura.
Selecciona la serie y clic en OK.
3.En ella debes revisar que el total y Método de pago. Si es correcto clic en GRABAR para timbrar la factura.
4.Maines te muestra el folio interno y el folio fiscal de la factura. Te pregunta si deseas:
✓Imprimir: Por defecto al grabar la factura se genera el XML y un PDF en rutas especificadas. Dichos archivos son enviados por email al cliente. Si deseas imprimir la factura para entregarla en el momento deja activa la casilla, selecciona la impresora y las copias.
✓Enviar por Email***: Con esta opción él envió del XML y PDF de la factura generada por email al cliente, se realizara en automático.
5.Maines limpia el formulario de remisión para una nueva captura, caso contrario con botón Atrás para regresar a menú principal.
Facturar datos de otras bases de datos
Si tus procesos de venta lo realizas con otros sistemas, Maines te permite conectarte a otras bases de datos y generar las facturas correspondientes.
Para realizar este proceso se deben especificar ciertos parámetros de conexión de la base de datos utilizada, ejemplo AS400. Se proporcionan 2 métodos diferentes para exportar los datos.
1.Importar Archivos (XML, dat, txt…).- Con esta opción el sistema que manejes deberá exportar los datos a facturar a un archivo con extensión XML, txt o data. Maines lee el archivo y genera la o las facturas detectadas.
2.Importar BaseDatos Externas.- Se realiza una conexión directa a la base de datos de tu sistema. Se detectan los datos a facturar y Maines realiza los timbrados correspondientes.
Nota: Para realizar el timbrado con estas opciones, es necesario algunos parámetros de la base de datos que están usando.
➢Modificar, Borrar
Una factura electrónica generada no se puede modificar ni eliminar del sistema, en caso de haber cometido algún error en la captura o que el cliente te especifique que su dirección fiscal cambio, debes cancelar la factura en cuestión y generar una nueva.
➢Visualizar
Opción para consultar facturas emitidas y poder reimprimirlas.
11.Botón Abrir para indicar el folio y serie de la factura a consultar. Y con botón Tomar para visualizar la factura.
12.Se muestra el contenido de la información, si deseas re imprimirla ve a menú Archivo > Imprimir, elige la impresora deseada y las copias a necesitar.
13.Si lo que deseas es generar la representación impresa de la factura para tu control interno, ve a menú Archivo > Generar PDF, indica la ruta donde se va aguardar y listo
14.Para consultar otra factura usa el botón Abrir de lo contrario, para regresar al menú principal con botón Atrás.
➢Cancelar
Si en algún momento el cliente te regresa la factura por datos erróneos, ya sea en los datos fiscales del cliente o en los productos que incluyen en la factura.
Deberás Cancelarla y generar una nueva. Si los datos fiscales del cliente son erróneos, consulta el manual de Clientes en Registro Maestro, para modificarlos.
Para poder cancelar una factura electrónica debes contar con el certificado de cancelación apropiado, el cual empieza con el RFC (XAXX010101000_pkcs12.cer).
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y
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24.Maines te muestra la información contenida en ella. Da clic en botón Cance…,
25.Se te pide confirmar la operación.
26.Si para cancelar la factura se mostrara un cuadro de dialogo en el cual se indica que el proceso ha finalizado. Te pregunta si deseas imprimir la factura generada.
27.En caso de no cancelarla da clic en No o Cancelar.
28.Para cancelar otra factura usa el botón Abrir, o botón Atrás para regresar al menú principal.
➢Nota de Crédito
Documento comercial con el cual se disminuye el monto de una deuda. Se emiten en casos de bonificaciones posteriores a una facturación, por devolución de productos o por descuentos posteriores a la venta.
Proceso para genera una Nota de Crédito.-
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Nota de Crédito
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9.En partidas selecciona el concepto (Producto/servicio) bajo el cual se generar la Nota de crédito, especifica la cantidad y el monto.
10.Verifica los totales y si todo está bien clic en botón Grabar para generar el documento y tímbralo.
11.Maines te confirma el folio del documento generado, te pregunta se deseas.-
a.Imprimir: Por defecto al grabar la factura se genera el XML y un PDF en rutas especificadas. Dichos archivos son enviados por email al cliente. Si deseas imprimir la factura para entregarla en el momento deja activa la casilla, selecciona la impresora y las copias.
b.Enviar por Email***: Con esta opción él envió del XML y PDF de la factura generada por email al cliente, se realizara en automático.
12.Si deseas generar otra Nota de crédito, Maines limpia el formulario para que inicies la captura.
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